Assistent:in Seminarorganisation

Assistent:in Seminarorganisation

Diakonie Akademie, Diakoniewerk Gallneukirchen, 4210 Gallneukirchen
Teilzeit, 19 - 27 Wochenstunden

Die Diakonie Akademie ist das Weiterbildungsinstitut des Diakoniewerks und richtet Ihre Angebote in Form von Lehrgängen und Seminaren an interne und externe Kund:innen.
In dieser verantwortungsvollen Rolle übernimmst du die organisatorische und administrative Abwicklung unserer Seminare der Diakonie-Akademie. Du arbeitest eng mit Referent:innen, Teilnehmer:innen und internen Kolleg:innen zusammen, um den reibungslosen Ablauf und den Erfolg unserer Veranstaltungen sicherzustellen.

Wir suchen eine verlässliche Persönlichkeit, die mit hohem Maß an Struktur und Genauigkeit arbeitet und langfristig Teil unseres Teams sein möchte!

Deine Aufgaben

Vor- und Nachbereitung von Seminaren:

• Terminkoordination, Reservierungen
• Vor-Ort-Betreuung am Seminartag
• Koordination bei Absagen
• Auswertung & Dokumentation von Feedbackbögen, Pflege & Aktualisierung von Teilnehmer- und Adresslisten

Betreuung von Teilnehmer:innen und Referent:innen:

• Verwaltung der An- und Abmeldungen
• Rechnungslegung
• Kommunikation mit Referent:innen inkl. Erstellung und Verwaltung von Referent:innenverträgen
• Organisation von Unterlagen, Skripten, Teilnahmebestätigungen und Feedbackbögen

Allgemeine Bürotätigkeiten:

• Post- und Materialverwaltung, Marketingmaßnahmen, Seminarraumreservierungen, Rechnungslegung
• Bearbeitung der Homepage und weiterer Verwaltungsprogramme

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK, HAS, Bürokauffrau/-mann)
• Idealerweise Berufserfahrung in Organisation, Assistenz oder Veranstaltungsmanagement
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook)
• Organisationsstärke, Genauigkeit, selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsfreude, freundliches, serviceorientiertes Auftreten
• Flexibilität und Teamfähigkeit

Wir bieten

• Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem engagierten Team
• Angenehmes Arbeitsumfeld mit wertschätzender Unternehmenskultur
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Bezahlung lt. Kollektivvertrag Diakonie, Mindestgehalt brutto ab EUR 2.612,20 bei Vollzeit (37 Wochenstunden), Mehrzahlung je nach Vordienst- & Ausbildungszeiten

Wir konnten dich begeistern?

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